Gracias a la creciente popularidad de los eventos online, es posible que te parezca atractivo emplear este formato. Sin embargo, la larga trayectoria de los físicos pueden hacer temblar tu decisión. Con tantos fans que proclaman que los virtuales son el mejor aliado para las empresas innovadoras de hoy en día, y adeptos a los formatos tradicionales que aseguran que nada se compara a la calidez de un evento presencial. Entonces ¿cómo tomar la mejor decisión a la hora de organizar un evento para tu empresa o marca? La respuesta no podría ser más simple: conociendo los dos lados de la moneda. A continuación, te contamos cuáles son los beneficios y desventajas tanto de los eventos físicos como eventos virtuales.
Beneficios de los eventos virtuales
Facilidad de convertirse en un evento global
Los eventos virtuales brindan la gran ventaja de internacionalizar tu evento, de romper fronteras y llegar a público que presencialmente sería complejo de atraer por temas de viajes, hospedaje, entre otros. Con Internet, tu evento local se convierte en una experiencia internacional, ayudando a promover tu marca y abrirte camino a nuevos mercados.
Gran capacidad para albergar a los asistentes
No hay sillas, ni un espacio físico que limite la asistencia de tus asistentes. Los eventos virtuales ayudan a que más personas asistan a tu reunión. Incluso puede usarse como apoyo para la versión física de tu evento y aceptar más personas que no pudieron conseguir entrada física por falta de aforo.
Eso sí, para disfrutar de este beneficio debes escoger una plataforma sólida y estable para no ocasionar pérdidas de conexión debido a conexiones múltiples y simultáneas de varios usuarios. Por ejemplo, Virtual Land es escalable hasta 1000 asistentes de todas partes del mundo y se mantiene estable en todo momento a pesar de los grandes volúmenes de usuarios virtuales.
Amigable con tu presupuesto
No es sorpresa que los eventos virtuales tengan el gran beneficio de ser más accesibles, ya sea a nivel de planificación o de costos. No necesitas un presupuesto exorbitante para organizar un evento online. Puedes ser una empresa o marca relativamente pequeña y aún así crear un evento por Internet de éxito.
Desaparecen las preocupaciones de buscar el local perfecto y por supuesto, pagar su alquiler(que puede llegar a ser carísimo dependiendo del lugar, tiempo de uso, capacidad y si es por fechas), servicio de catering, invitaciones. También se reducen los gastos de movilidad, ambientación o decoración. Además, como los gastos de organización son menores, obtienes márgenes de beneficios más altos.
Escalabilidad
No hay sillas, ni un espacio físico que limite la asistencia de tus invitados. Los eventos virtuales ayudan a que más personas asistan a tu reunión. Incluso puede usarse como apoyo para la versión física de tu evento y aceptar más personas que no pudieron conseguir entrada física por falta de aforo.
Obtiene mayor participación y engagement de los asistentes
Paradojicamente, aunque una de las desventajas de los eventos virtuales sea la dificultad de retener su atención, una de sus grandes beneficios es que consigue una mayor participación de los asistentes. Ya que es necesario que los usuarios interactúen y se involucren en el evento constantemente, logrando sentirse los protagonistas del mismo.
Para esto existen las famosas Q&A o rondas de preguntas, herramientas para levantar la mano en plena sesión online, y si deseas aumentar aún más el engagement de tu evento virtual, puedes aplicar gamification con juegos de escape rooms, trivias, entre otras dinámicas para impulsar la participación de tus invitados digitales.
Genera data valiosa
La generación de datos es uno de los más importantes y útiles beneficios de los eventos virtuales.Con un evento online puedes solicitar los datos de tus asistentes de manera fácil y no intruvisa, ya que para que ellos accedan, necesitan bridar sus e-mails e incluso números de telefono para mandar recordatorios vía SMS.
Ello te permitirá generar una base de datos para refinar y personalizar futuras estrategias y acciones de marketing, construyendo una relación post- eventocon el asistente, nutriendolo de contenido de su interés e informándole de nuevos eventos.
Además, la data generada en los eventos virtuales no solo te sirve para asegurar a los asistentes en una próxima reunión, también te permite conocer el número exacto de asistetes del día del evento, en qué en qué momento tus participantes abandonaron la sesión, entre otras variables, ayudándote a optimizar tu contenido y marcando pautas de exito para futuros eventos.
Desventajas de los eventos virtuales
Pasivo y de conversación unilateral
De hacerse en plataformas de como Zoom, Google Meet u otra plataforma de videoconferencias , el evento se convierte en una clase de monólogo público.Pocas son las herramientas que fomentan una comunicación bidireccional y recíproca además del chat y encuestas.
En un evento físico las probabilidades de interactuar , ya sea haciendo preguntas al público, animarlos a contar una anécdota personal, activando al público con juegos o dinámicas o una simple sonrisa o cruzada de miradas se siente más humano.
Es más complicado retener la atención de tus asistentes
En los eventos físicos no hay de otra que quedarse sentado. Además, si notamos que los invitados se retiran tempranamente, podemos corregir de inmediato lo que está ocasionando este problema. Este no es el caso de los eventos online, donde la concentración de tu audiencia se vuelve frágil y volátil.
Los asistentes están constatemente bombardeos por gran cantidad de distracciones y estímulos: su celular, redes sociales, otras páginas web abiertas mientras atiende al evento, incluso ir a la cocina por un simple vaso de agua puede convertirse en la excusa perfecta para abandonar sútilmente tu evento digital,
Beneficios de los eventos presenciales o físicos
Más oportunidades para Networking
El Networking es uno de los principales motivos que anima a las personas a asistir a un conferencia, evento, ponencia presencial. Entre cada break, los asistentes a tu evento pueden cultivar valiosas relaciones laborales con otros participantes, ampliando así su red de contactos y abriendo puertas a nuevas experiencias profesionales. En un evento digital,
Si bien no es imposible, la tarea se dificulta debido al uso de plataformas que no han sido pensadas en el Networking.
Es más sencillo mantener la atención de los asistentes
Sumergir a los asistentes con la narrativa de un expositor experto en oratoria, hacerlos participar en juegos o dinámicas de forma directa, o incentivar la permanencia trayendo a un artista, influencer o una personalidad de referencia del sector, ayuda a que la atención de los asistentes no se disperse o se concentre en otro lado.
Y es que es la misma naturaleza del evento, su ambiente el que invita a los invitados a estar pendientes del contenido.
Además, por cuestiones de respeto, los asistentes no revisan constantemente el celular o salen del centro de convenciones a cada momento. Simplemente se sientan y atienden al mensaje que tu empresa desea transmitir.
Comunicación fluida y al momento
Las conversaciones en un evento físico se dan en vivo y en directo, sin pantallas como barreras, aumentando la confianza por parte de los asistentes y ponentes, en especial si se trata de una conferencia cuyo sin sea establecer relaciones comerciales, profesionales o laborales. Una comunicación bidireccional, recíproca y en tiempo real siempre será la fortaleza de un evento tangible.
Para emular este efecto de interacción humana en un entorno virtual, es importante utilizar plataformas que faciliten las conversaciones entre los asistentes. Virtual Land es un software 3D con avatares interactivos para eventos virtuales, donde los asistentes charlan por voz en tiempo real, como si fuera un diálogo cara a cara.
Desventajas de los eventos físicos
Capacidad limitada de invitados
Obviamente hay un tope de aforo en cuanto a los eventos físicos, siendo una de sus principales desventajas. Reducir la capacidad de tu evento a un límite de entradas y asientos nunca es favorable, claro, dependiendo de tus necesidades. La idea es que más personas participen y se involucren con tu evento. La única forma de incrementar la capacidad de tu evento es alquilando un local más grande, lo que está relacionado con su siguiente desventaja
Es más costoso
Contratar a los profesionales encargados de la planificación y ejecución del evento, alquilar un local atractivo y espacioso para tus invitados, acondicionar el local con decorativos, ambientación y otros detalles para mejor la experiencia del evento, alquiler de equipo y profesionales audiovisuales, pagar servicios de catering, rentar staff, etc.
Indudablemente, organizar un evento físico requiere de una fuerte inversión. Tendrás que desembolsar un fuerte presupuesto para brindarle a tus asistentes una experiencia agradable y enriquecedora.
En los eventos físicos, no se puede escatimar en precios tan fácil, porque el cliente es honesto y cruel, y si ve algo que no cumple sus expectativas, se arrepentirá de haber invertido en tu entrada y no dudará en difundir su mala experiencia en las redes sociales de tu marca y contarle a otras personas.
Inasistencia de invitados debido a lejanía
Tus asistentes tienen que destinar tiempo de su apretada agenda para llegar a él.Si tu evento toma lugar en una dirección lejana al domicilio o trabajo de tu público objetivo, podrían desanimarse y no asistir a el.
Tu evento puede ser muy interesante, tener expositores de renombre, e incluso tener un artista animando el lugar, pero el factor distancia ( y el estresante tráfico) puede hacer que se arrepienta.
Resultados menos medibles
Averiguar la efectividad del ROI (retorno de inversión) de tu evento presencial no es tan instántaneo a diferencia de un acto digital, en el que se tiene acceso real a la data. Generalmente, estos datos se obtienen mediante herramientas muy limitadas y toma un tiempo en reunirlas a todas para tener una visión precisa y general de los resultados de tu evento o conferencia física, para posteriormente estudiarlos, analizarlos y afinar estrategias.
Conclusión: ¿Qué formato permite llegar mejor a los asistentes?
Como podrás ver, cada tipo de evento tiene sus ventajas y desventajas. Ninguno es mejor que el otro ya que se desenvuelven en entornos completamente diferentes. También influye mucho las necesidades de tu marca, qué tan familiriazidos está tu target con la tecnología y tu presupuesto. Lo ideal no es desplazar el uno por el otro, sino combinarlo dando vida a un evento híbrido (fusión de evento virtual y digital).
Con el software 3D Virtual Land para eventos online, solo obtienes beneficios
- Conversación mediante voz en tiempo real para experiencias virtuales más humanas, personales y cálidas
- Avatares 3D que simulan movimientos para una sensación más cercana a la realidad
- Múltiples salas virtuales habilitadas para Networking
- Auditorio con pantalla gigante para ponencias trascendentales
- Ambiente inmersivo e innovador que coloca al participante en el centro de la experiencia
- Entornos atractivos parecidos a un videojuego que enganchan la atención de los participantes
Estos son tan solo algunos de los beneficios que obtienes con Virtual Land, software 3D para eventos, conferencias, ferias, exposiciones y reuniones corporativas en Internet. Un nuevo mundo virtual ”real” que aprovecha la conveniencia de la tecnología pero mantiene la magia de los encuentros cara a cara.
Utiliza Virtual Land para tu próximo evento digital o como un asombroso complemento para crear un evento híbrido.
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